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提高工作效率的三个小秘诀
2016-10-13 11:25:21  来源:财富中文网  

  本文为与《创业者》杂志(Entrepreneur)的合作内容,最初发表于Entrepreneur.com。

  所有人都在想方设法地提高工作效率。关于工作效率的话题通常会涉及到紧张的时间管理系统,你必须把自己的时间放到象限里,或者下载一个新的应用。尽管出发点是好的,但一周后,你又将恢复到拼命记住所有事情、四处奔波、疲于奔命的状态。

  大多数提高工作效率的方法都存在一个问题:它们都需要对个人日常生活做过多的调整。一个整天忙忙碌碌的人,不可能在一夜之间便能适应有条理的时间安排。他或她需要更多时间才能改变。下面是三个虽不起眼但却可行的大幅提高效率的方法。

  1. 明确设定会议时间和工作时间。

  如果你总是在工作任务、客户预约和员工会议之间奔波,你会感觉疲于应付,而且你还会遇到更多干扰。因此,可以尝试拿出几周时间只用于会议,几周时间专门用于完成工作。在计划用于会议的时间里,你可以与客户、员工和承包商会谈,中间的空闲时间用于完成工作任务。

  而在非会议时间,工作将是你的唯一重点,你要拿出时间深入研究项目,完成工作任务。要坚持自己的时间安排,在此期间不要计划其他事情。可以使用荧光笔,在日历上做一个醒目的提醒。

  2. 在所有项目之前划定缓冲期

  在最终期限到来之际,还在为完成任务而奋战,必然会令人疲惫不堪。如果你有一场重要的会议,一次重要的客户演示或项目启动,你应该在实际最终期限48小时前完成准备工作,并且要始终坚持自己设定的较早期限。

  这样一来,在真正的最终期限到来之前,你便有一个缓冲期,使你可以后退一步,得到喘息的机会,而且你可以更清晰地进行观察,甚至会发现一些需要调整的地方。在进行演示或提交商品之前,最后一次处理内容中的细节问题。

  3. 用好便利贴。

  同时处理多项任务,最终的成效并非更高,而是更低。研究显示,多任务处理效率低下。因此,不要采用“制定一个待办事项清单,然后去逐项完成所有任务”的方法来提高效率,而是应该每天首先浏览一下手头的任务,然后选择自己当天需要完成的项目,任务数量到写满一张3x3英寸的便利贴为止。(不要使用比普通打印字号更小的字号来欺骗自己。)

  这些任务便是你一天工作的中心。如果你真正专注于完成一些小的关键任务,最终你会发现自己完成的工作更多。

  对于大多数繁忙的创业者而言,做到百分百井然有序是不切实际的幻想,就好像要实现“收件箱零邮件”一样。如果真能做到井然有序,当然是好事,而且也应该是每个人努力的方向,但未来总会有更多任务出现。与其为了效率而严格控制每天的时间,不如给自己更大的回旋余地。你会慢慢地控制自己,逐渐变得更加专注,完成自己的工作,但又不会感觉疲惫。

【责任编辑:陈丽】
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